Envía la galería de la graduación a las familias por el correo o el portal habitual del centro. Explica si las fotos son un avance o la colección final, cómo encontrar la parte de la ceremonia que les interesa y qué archivos se pueden descargar.
Designa a alguien para responder dudas sobre la galería e incluye la fecha de cierre en el mensaje, para que las familias tengan tiempo de guardar sus fotos.
Separa lo destacado de la galería completa
Una selección corta puede cubrir el escenario, el lugar, los discursos y el ambiente general. Organiza la galería más amplia de estudiantes y familias para recorrerla, descargar y resolver dudas.
Así el equipo de comunicación se centra en una selección cuidada y las familias reciben el registro completo de la ceremonia.
Organiza según la ceremonia
Divisiones útiles:
- llegada y togas;
- entrada;
- escenario por facultad o grupo de premios;
- retratos formales;
- fotos con la familia;
- recepciones;
- personal y voluntarios.
En una galería muy grande, la búsqueda por selfie permite a cada familia encontrar las fotos de su estudiante sin recorrer todas las imágenes.
Mensaje para las familias
Incluye el enlace oficial, el código de acceso, la fecha de apertura y de cierre, la calidad de descarga, la información para imprimir y el contacto de ayuda. Explica que la disponibilidad de imágenes varía y que la galería final puede llegar después de un avance más reducido.
Usa canales en los que las familias ya confían, como el correo oficial o el portal de familias, y no una publicación pública en redes que no conozcan.
Lista de lanzamiento
- Responsable de la galería y de la comunicación con familias
- Selecciones de comunicación y de familias separadas
- Acceso probado fuera de las cuentas del personal
- Nombres de estudiantes solo donde ayuden a orientarse
- Diseño en el móvil revisado
- Reglas de descarga e impresión visibles
- Dudas dirigidas a un equipo concreto
- Recordatorio de cierre programado
- Responsable del archivo maestro final
Antes de enviar el enlace, prueba la galería desde un móvil fuera de la cuenta del personal y publica la fecha de cierre. Para la parte de las familias, cómo buscar fotos de un evento con una selfie explica los pasos.
Prepara la galería antes de compartirla
Añade las fotos y decide qué podrán descargar los invitados. La aplicación está disponible en inglés y francés.
Crear un evento (inglés)
