Senden Sie die Galerie der Abschlussfeier über die üblichen E-Mails oder das Elternportal der Einrichtung. Erklären Sie, ob es eine Vorschau oder die endgültige Sammlung ist, wie Familien den relevanten Teil der Zeremonie finden und welche Dateien sie herunterladen dürfen.
Benennen Sie eine Ansprechperson für Fragen zur Galerie und nennen Sie das Schlussdatum, damit Familien ihre Fotos rechtzeitig sichern.
Highlights und Gesamtgalerie trennen
Eine kurze Auswahl kann Bühne, Ort, Reden und Atmosphäre zeigen. Die größere Galerie für Absolventen und Familien bleibt zum Durchsehen, Herunterladen und für Rückfragen geordnet.
So konzentriert sich die Kommunikationsabteilung auf eine kleine, polierte Auswahl, während Familien die vollständige Dokumentation erhalten.
Nach dem Ablauf der Zeremonie ordnen
Sinnvolle Abschnitte:
- Ankunft und Talar;
- Einzug;
- Bühne nach Fakultät oder Preisgruppe;
- formelle Porträts;
- Familienfotos;
- Empfänge;
- Personal und Helfende.
Bei einer sehr großen Galerie hilft eine Selfie-Suche jeder Familie, die Fotos ihres Absolventen zu finden, ohne alle Bilder durchzusehen.
Nachricht an die Familien
Nennen Sie offiziellen Link, Zugangscode, Start- und Schlussdatum, Download-Qualität, Hinweise zum Drucken und eine Kontaktperson. Erklären Sie, dass die Verfügbarkeit von Bildern variiert und die endgültige Galerie nach einer kleineren Vorschau kommen kann.
Nutzen Sie Kanäle, denen Familien bereits vertrauen, etwa die offizielle E-Mail oder das Elternportal, statt eines unbekannten öffentlichen Social-Media-Beitrags.
Checkliste zum Start
- Verantwortliche für Galerie und Familienkommunikation benannt
- Auswahl für Kommunikation und Familien getrennt
- Zugang außerhalb der Personalkonten getestet
- Namen von Absolventen nur dort, wo sie bei der Orientierung helfen
- Darstellung auf dem Handy geprüft
- Download- und Druckregeln sichtbar
- Fragen an ein benanntes Team geleitet
- Erinnerung vor Schluss geplant
- Verantwortliche Person für das Endarchiv benannt
Testen Sie die Galerie vor dem Versand auf einem Handy außerhalb des Personalkontos und veröffentlichen Sie das Schlussdatum. Die Schritte für Familien erklärt Eventfotos mit einem Selfie finden.
Die Galerie vor dem Teilen vorbereiten
Laden Sie die Fotos hoch und legen Sie die Downloads für Gäste fest. Die Anwendung ist auf Englisch und Französisch verfügbar.
Event erstellen (Englisch)
