Geben Sie dem Fotografen ein Briefing mit Ablauf, wichtigen Personen und Momenten, praktischen Zugangsinfos und Lieferterminen. Es sollte so klar sein, dass ein zweiter Fotograf kurzfristig übernehmen könnte.
Halten Sie das Hauptdokument kurz und hängen Sie detaillierte Agenda oder Kontaktliste separat an. Die Vorlage unten hilft festzulegen, was vor dem Event geklärt sein muss.
Die Zusammenfassung auf einer Seite
Beginnen Sie mit:
- Eventname, Datum, Ort und Format;
- Hauptzweck der Fotos;
- wichtigstem Publikum der fertigen Galerie;
- Ankunfts- und Endzeit des Fotografen;
- Entscheidungsperson vor Ort mit Handynummer;
- erstem und finalem Liefertermin;
- drei bis fünf unverzichtbaren Momenten;
- bekannten Zugangs- oder Sicherheitsbeschränkungen.
Diese Seite muss ein kurzfristig einspringender Fotograf verstehen können.
Eine Aufnahmeliste nach Prioritäten
Teilen Sie die Liste in unverzichtbar, nützlich und nur wenn Zeit bleibt. Bei einer Konferenz können Keynote, Sponsorenwand und Preisverleihung unverzichtbar sein; informelle Raumdetails bleiben nützlich, aber optional.
Ergänzen Sie für jedes unverzichtbare Motiv Zeit, Ort, Namen und gewünschtes Format oder Ziel. „Sponsoren fotografieren“ ist vage. „Ein sauberes Querformat jedes Sponsorenstands vor Einlass“ ist umsetzbar.
Die praktischen Details ergänzen
Nennen Sie Zugang, Parken, Akkreditierung, Anlieferweg, Raumbeschränkungen, Blitzregeln, Strom, Lagerplatz und Internet. Bei Outdoor-Events kommen Wetterentscheidungen und sichere Kamerapositionen dazu.
Legen Sie auch fest, wer das Briefing ändern darf. Eine einzige befugte Ansprechperson schützt den Fotografen vor widersprüchlichen Wünschen mehrerer Beteiligter.
Lieferung und Rechte festlegen
| Punkt | Zu entscheiden |
|---|---|
| Vorab-Auswahl | Ungefähre Menge, Termin, Empfänger |
| Finale Galerie | Zieldatum, Dateityp, Benennung |
| Bearbeitung | Farblook, Grenzen der Retusche |
| Nutzung | Website, Presse, Werbung, Sponsoren, Teilnehmende |
| Gästezugang | Öffentlich, privat, mit Code oder nur Auswahl |
| Archiv | Wer die Originale behält und wie lange die Galerie offen bleibt |
Sollen Teilnehmende ihre eigenen Bilder finden, nehmen Sie diesen Ablauf ins Briefing auf. Eine Eventgalerie mit Selfie-Suche kann nach der Bearbeitung durch den Fotografen und vor dem breiten Galeriezugang stehen.
Vorlage zum Kopieren
- Ziel: Was sollen diese Fotos erreichen?
- Publikum: Wer sieht oder nutzt sie?
- Ablauf: Was passiert wo, und welche Überschneidungen sind wichtig?
- Personen: Wer darf nicht fehlen, mit Name und Funktion?
- Bildsprache: Drei Beispiele zum Anstreben, drei zum Vermeiden.
- Lieferung: Was kommt wann, in welchem Format, an wen?
- Zugang und Rechte: Wer darf veröffentlichen, herunterladen oder Originale erhalten?
- Organisation: Kontakte, Akkreditierung, Sicherheit, Anreise, Strom und Verbindung.
Gehen Sie das Briefing laut mit dem Fotografen durch und halten Sie die vereinbarten Kompromisse vor dem Event schriftlich fest.
Die Galerie vor dem Teilen vorbereiten
Laden Sie die Fotos hoch und legen Sie die Downloads für Gäste fest. Die Anwendung ist auf Englisch und Französisch verfügbar.
Event erstellen (Englisch)
