Da al fotógrafo un encargo con el horario, las personas y momentos prioritarios, los detalles prácticos de acceso y los plazos de entrega. Debe ser lo bastante claro como para que un segundo fotógrafo pueda incorporarse con poco aviso.
Mantén el documento principal breve y adjunta aparte el programa detallado o la lista de contactos. La plantilla de abajo te ayuda a decidir qué hay que acordar antes del evento.
El resumen de una página
Empieza con:
- nombre del evento, fecha, lugar y formato;
- objetivo principal de las fotos;
- público principal de la galería final;
- hora de llegada y de salida del fotógrafo;
- persona que decide en el lugar y su móvil;
- primer plazo de entrega y plazo final;
- de tres a cinco momentos imprescindibles;
- limitaciones conocidas de acceso o seguridad.
Esta página debe entenderla un segundo fotógrafo que llegue con poco aviso.
Una lista de fotos por prioridades
Divide la lista en imprescindible, útil y solo si hay tiempo. En un congreso, la ponencia principal, el photocall de patrocinadores y la entrega de premios pueden ser imprescindibles. Los detalles informales de las salas pueden quedar como útiles.
Para cada imprescindible, añade hora, lugar, nombres relevantes y orientación o destino deseado. «Fotografiar a los patrocinadores» es vago. «Una foto horizontal limpia de cada stand de patrocinador antes de abrir puertas» se puede ejecutar.
Añade los detalles operativos
Incluye accesos, aparcamiento, acreditación, ruta de carga, restricciones de salas, normas de flash, electricidad, almacenamiento y conexión a internet. En exteriores, añade las decisiones por meteorología y posiciones de cámara seguras.
Explica también quién puede cambiar el encargo. Un único contacto autorizado protege al fotógrafo de peticiones incompatibles de varias personas.
Define entrega y derechos
| Elemento | Decisión |
|---|---|
| Avance | Cantidad aproximada, plazo, contacto de entrega |
| Galería final | Fecha objetivo, tipo de archivo, nombres |
| Edición | Tratamiento de color, límites del retoque |
| Uso | Web, prensa, publicidad, patrocinadores, participantes |
| Acceso de invitados | Público, privado, con código o solo una selección |
| Archivo | Quién guarda los originales y cuánto tiempo sigue abierta la galería |
Si los asistentes o participantes deben encontrar sus propias fotos, incluye ese recorrido. Una galería del evento con búsqueda por selfie puede colocarse después de la edición del fotógrafo y antes de abrir el acceso general.
Plantilla para copiar
- Objetivo: ¿qué deben conseguir estas fotos?
- Público: ¿quién las verá o usará?
- Programa: ¿qué ocurre dónde y qué solapamientos importan?
- Personas: ¿quién no puede faltar, con nombre y cargo?
- Dirección visual: tres ejemplos a seguir y tres a evitar.
- Entrega: ¿qué llega cuándo, en qué formato y a quién?
- Acceso y derechos: ¿quién puede publicar, descargar o recibir los originales?
- Operativa: contactos, acreditaciones, seguridad, desplazamientos, electricidad y conexión.
Repasa el encargo en voz alta con el fotógrafo y deja por escrito los compromisos acordados antes del evento.
Prepara la galería antes de compartirla
Añade las fotos y decide qué podrán descargar los invitados. La aplicación está disponible en inglés y francés.
Crear un evento (inglés)
